KeyTup کیسے استعمال کریں

KeyTup تعمیراتی سامان کے ڈیلرز کا پی او ایس، کھاتہ اور اسٹاک رجسٹر ہے: سریا اور اسٹیل، سیمنٹ اور اینٹ، ہارڈویئر، سینیٹری، پینٹ، الیکٹریکل، ٹائلیں اور لکڑی۔ یہ گائیڈ ہر صفحہ اسی ترتیب سے سمجھاتی ہے جس ترتیب سے دکان کو عموماً ضرورت پڑتی ہے۔ تصویروں میں ایک فرضی دکان Madina Steel & Cement Traders دکھائی گئی ہے۔

مدد چاہیے؟ keytup.com پر واٹس ایپ بٹن دبائیں یا ہمیں ای میل کریں۔ یہ گائیڈ انگریزی میں بھی موجود ہے۔

شروعات

سائن اپ

1. app.keytup.com/register پر جائیں (یا keytup.com پر مفت شروع کریں دبائیں)۔
2. اپنا نام، ای میل اور پاس ورڈ لکھیں۔ یہ آپ کا اپنا لاگ ان ہے۔
3. اگلی بار app.keytup.com پر اسی ای میل اور پاس ورڈ سے سائن اِن کریں۔

ہر نئی دکان کو تمام اہم سہولیات کے ساتھ 14 دن مفت ملتے ہیں۔ کسی کارڈ کی ضرورت نہیں۔

اپنا کاروبار سیٹ اپ کریں

سائن اپ کے بعد KeyTup آپ کے کاروبار کا نام، کاروبار کی قسم، شہر اور فون پوچھتا ہے۔

قسم اہم ہے: KeyTup اُس کاروبار کے یونٹ اور اقسام خود شامل کر دیتا ہے۔ سریا والے کو کلو، من اور ٹن کے ساتھ سریا، گارڈر اور اینگل ملتے ہیں؛ سیمنٹ والے کو مکعب فٹ، ٹرالی اور ہزار (اینٹ) بھی؛ ٹائل والے کو مربع فٹ؛ پینٹ والے کو گیلن اور ڈرم۔ بعد میں سب کچھ بدلا جا سکتا ہے۔

ایک لاگ ان سے کئی کاروبار چلائے جا سکتے ہیں (مثلاً دو دکانیں جن کا حساب الگ ہے)۔ مینو کے اوپر کاروبار کے نام سے ایک سے دوسرے پر جائیں یا نیا شامل کریں۔

راستہ کیسے ڈھونڈیں

• بائیں (اردو میں دائیں) طرف کا مینو ہر چیز رکھتا ہے، حصوں میں: فروخت (اوپر)، انوینٹری، خریداری، پارٹیاں، رپورٹس اور سیٹ اپ۔ فون پر ☰ بٹن سے کھولیں۔
• اوپر تلاش کا خانہ پروڈکٹس، گاہک اور سپلائرز، انوائسز، کوٹیشنز، چالان، خریداریاں اور ادائیگیاں ڈھونڈتا ہے۔
• اوپر کونے میں آپ کے نام کے حروف آپ کا مینو کھولتے ہیں: پروفائل، روشن یا گہری اسکرین، English / اردو، رہنمائی اور سائن آؤٹ۔

اردو: اپنے مینو میں اردو دبائیں اور پوری ایپ دائیں سے بائیں اردو میں ہو جاتی ہے؛ چاہیں تو انوائسز بھی۔ ٹیم کا ہر فرد اپنی زبان خود چن سکتا ہے۔

ڈیش بورڈ

ڈیش بورڈ ایک نظر میں آپ کی دکان کا حال ہے۔

• آج کی فروخت: کُل رقم اور انوائسز کی تعداد۔
• اسٹاک کی مالیت: تمام اسٹاک، اوسط لاگت پر۔
• کم اسٹاک والے آئٹم: جو پروڈکٹس الرٹ کی حد پر یا اس سے کم ہیں، نیچے کم ہو رہا ہے میں۔
• لینے ہیں: گاہکوں کے ذمے رقم۔ دینے ہیں: سپلائرز کی رقم آپ کے ذمے۔
• جمع کرانے والے چیک: قریب آتی تاریخ والے چیک، کلیئر درج کریں اور باؤنس درج کریں کے ساتھ۔
• نئی دکانوں کے لیے شروعات کی فہرست: دکان کی تفصیل، پروڈکٹس، ابتدائی اسٹاک، پرانے بقایا کے ساتھ گاہک، پہلی فروخت، ٹیم۔

کون کیا کر سکتا ہے

ٹیم کے ہر فرد کا اپنا لاگ ان اور عہدہ ہوتا ہے:

فروخت

پی او ایس (پوائنٹ آف سیل)

مینو کے اوپر سے پی او ایس کھولیں۔ دن کا زیادہ کام یہیں ہوتا ہے۔

فروخت کیسے کریں:

1. پروڈکٹ ڈھونڈیں: نام یا کوڈ کا کچھ حصہ لکھیں، بارکوڈ اسکین کریں، یا کسی قسم پر ٹیپ کریں۔ پروڈکٹ پر ٹیپ کرنے سے وہ بل میں آ جاتی ہے۔ ہر خانے پر قیمت اور موجود اسٹاک لکھا ہوتا ہے۔
2. مقدار اور یونٹ: ہر لائن کا اپنا یونٹ ہے، اس لیے ایک ہی بل پر سریا ٹن، من یا کلو میں بیچا جا سکتا ہے۔ طے شدہ ریٹ مختلف ہو تو قیمت بدل دیں؛ اگر قیمت لاگت سے کم ہو تو KeyTup سرخ رنگ میں خبردار کرتا ہے۔
3. گاہک چنیں: نام یا موبائل سے تلاش کریں۔ ان کا کھاتہ بقایا اور باقی ادھار کی حد فوراً نظر آ جاتی ہے۔ عام گاہک کے لیے خالی چھوڑ دیں (نام اور موبائل پھر بھی لکھ سکتے ہیں)۔ یہیں سے نیا گاہک بھی بنا سکتے ہیں۔
4. اخراجات شامل کریں: + لوڈنگ، + کٹائی، + موڑائی، + کرایہ یا اپنے اخراجات پر ٹیپ کر کے رقم لکھیں۔ ضرورت ہو تو رعایت دیں۔
5. ادائیگی لیں: نقد، بینک، جاز کیش، ایزی پیسہ، چیک یا ادھار چنیں اور وصول شدہ رقم لکھیں۔ KeyTup واپس کرنے والی رقم یا کھاتے میں جانے والی رقم دکھاتا ہے۔
6. فروخت مکمل کریں دبائیں۔

کُل رقم پورے روپے تک گول کی جاتی ہے (راؤنڈ آف)۔ اگر آپ کا کاروبار سیلز ٹیکس لگاتا ہے تو وہ الگ نظر آتا ہے۔

آپ کی حفاظت کے اصول:

• عام گاہک کو پوری ادائیگی کرنی ہوتی ہے۔ ادھار پر بیچنے کے لیے گاہک چنیں۔
• ادھار کی حد: اگر فروخت سے گاہک اپنی حد سے آگے جائے تو کیشیئر فروخت مکمل نہیں کر سکتا؛ مینیجر یا مالک پھر بھی اجازت دیں پر نشان لگا سکتا ہے۔
• چیک کھاتے میں تب جاتے ہیں جب آپ انہیں کلیئر درج کریں (دیکھیں ادائیگیاں اور چیک)۔
• اگر گاہک کی کوئی ریٹ لسٹ ہے تو اس کے ریٹ خود بخود لگ جاتے ہیں۔

فروخت کے بعد رسید (80 ملی میٹر تھرمل پرنٹر) یا انوائس (A4) پرنٹ کریں، یا واٹس ایپ پر بھیجیں۔

پی او ایس سے کوٹیشن

پی او ایس فروخت کی طرح بھریں اور کوٹیشن محفوظ کریں دبائیں۔ کارآمد تا تاریخ چنیں۔ کوٹیشن پرنٹ یا واٹس ایپ کی جا سکتی ہے، اور جب گاہک مان جائے تو سیل بنائیں ایک ٹیپ میں اسے انوائس بنا دیتا ہے۔ دیکھیں کوٹیشنز۔

مال ابھی، بل بعد میں

اُن ٹھیکیداروں کے لیے جو بار بار مال لیتے ہیں اور مہینے کے آخر میں ادائیگی کرتے ہیں: گاہک چنیں، آئٹم شامل کریں اور مال ابھی، بل بعد میں دبائیں۔ گاڑی نمبر، ڈرائیور اور ڈلیوری کا پتہ لکھیں۔ KeyTup ایک ڈلیوری چالان محفوظ کرتا ہے: مال ابھی اسٹاک سے نکل جاتا ہے، اور بعد میں اس گاہک کے سارے چالان ایک انوائس پر آ جاتے ہیں۔ دیکھیں ڈلیوری چالان۔

پرنٹ اور شیئر کرنا

ہر فروخت کے دو پرنٹ ہیں:

• رسید: تنگ، کاؤنٹر کے 80 ملی میٹر تھرمل پرنٹر کے لیے۔
• انوائس: A4 سیلز ٹیکس انوائس، آپ کے لیٹر ہیڈ، رقم الفاظ میں، اور (ایف بی آر آن ہو تو) ایف بی آر انوائس نمبر اور QR کوڈ کے ساتھ۔

واٹس ایپ پر بھیجیں پیغام اور ایک محفوظ لنک کے ساتھ واٹس ایپ کھولتا ہے۔ گاہک کسی لاگ ان کے بغیر اپنے فون پر انوائس کھول لیتا ہے۔ انوائس انگریزی یا اردو میں پرنٹ ہوتی ہے (کاروبار کی ترتیبات میں چنیں)۔

فروخت کی فہرست

فروخت میں ہر انوائس ہے: نمبر، تاریخ، گاہک، کُل رقم، باقی رقم، اسٹیٹس اور ڈلیوری۔

گاہک، باقی رقم والی، اسٹیٹس یا تاریخ سے فلٹر کریں۔ ہر قطار کے ⋮ مینو میں پرنٹ، واٹس ایپ، رقم وصولی، واپسی، ڈلیوری اور منسوخی ہے۔

ایک فروخت کا صفحہ

کوئی بھی فروخت کھولیں تو آئٹم، اخراجات، ادائیگیاں، باقی رقم اور منافع نظر آتا ہے۔

اوپر کے بٹنوں سے:

• رقم وصول کریں: اس انوائس پر بعد میں ملنے والی رقم درج کریں۔
• مال ڈلیور کریں: مال ایک یا کئی چکروں میں بھیجیں؛ ہر چکر گاڑی اور ڈرائیور کے ساتھ ایک چالان بناتا ہے۔

• مال واپسی (⋮ مینو): کچھ یا سارا مال واپس لیں۔ اسٹاک واپس آتا ہے اور گاہک کے کھاتے میں جمع ہوتا ہے، یا آپ رقم واپس کرتے ہیں۔ عام گاہک کو واپسی کی پوری رقم لوٹائی جاتی ہے۔

• فروخت منسوخ کریں (⋮ مینو، مینیجر اور مالک): اسٹاک واپس آتا ہے اور گاہک کا کھاتہ الٹ جاتا ہے۔ پہلے سے وصول شدہ رقم ایڈوانس کے طور پر ریکارڈ میں رہتی ہے۔

فروخت کبھی ایڈٹ یا ڈیلیٹ نہیں ہوتی، اس لیے آپ کے ریکارڈ پر ہمیشہ بھروسہ کیا جا سکتا ہے۔ غلطی ہو تو فروخت منسوخ کریں یا مال واپس لیں، پھر نئی فروخت بنائیں۔

کوٹیشنز

کوٹیشنز میں ہر کوٹیشن اپنی رقم، کارآمد تا تاریخ اور اسٹیٹس کے ساتھ ہے۔

• سیل بنائیں کوٹیشن کے آئٹم اور قیمتوں کے ساتھ پی او ایس کھولتا ہے؛ فروخت مکمل ہونے پر کوٹیشن منظور شدہ ہو جاتی ہے۔
• پرنٹ A4 کوٹیشن دیتا ہے؛ واٹس ایپ پر بھیجیں ایسا لنک بھیجتا ہے جو گاہک لاگ ان کے بغیر کھولتا ہے۔
• گاہک انکار کرے تو کوٹیشن منسوخ کریں۔

ڈلیوری چالان

چالان دکان یا گودام سے نکلنے والے مال کا ریکارڈ ہے۔ اس کی دو قسمیں ہیں:

1. انوائس کی ڈلیوری: فروخت کے مال ڈلیور کریں سے۔ جب بڑا آرڈر کئی ٹرکوں میں جائے۔
2. پہلے مال ("مال ابھی، بل بعد میں"): مال بل سے پہلے جاتا ہے۔ یہ چالان کھلے رہتے ہیں جب تک ان کا بل نہ بنے۔

گاہک کے چالانوں کا بل: ایک گاہک کے کھلے چالانوں پر نشان لگائیں اور بل بنائیں دبائیں۔ ڈلیوری اخراجات، رعایت اور ابھی وصول ہونے والی رقم لکھیں۔ KeyTup سب کی ایک انوائس بنا دیتا ہے۔

چالان پرنٹ کریں ڈرائیور کی کاپی دیتا ہے جس میں گاڑی، ڈرائیور اور وصول کنندہ کے دستخط کی جگہ ہے، قیمتوں کے بغیر۔ واٹس ایپ پر بھیجیں گاہک کو بھیجتا ہے۔ چالان منسوخ کریں اسٹاک واپس لاتا ہے؛ بل بن جانے کے بعد چالان منسوخ نہیں ہوتا، تب مال انوائس پر واپس لیں۔

فروخت واپسیاں

فروخت واپسیاں میں ہر واپسی انوائس، آئٹم، مالیت، واپس کی گئی رقم اور وجہ کے ساتھ ہے۔ واپسی درج کرنے کے لیے فروخت کھولیں اور مال واپسی چنیں۔

آف لائن کاؤنٹر

اگر انٹرنیٹ کمزور ہو تو مینو سے آف لائن کاؤنٹر کھولیں۔ یہ ایک سادہ پی او ایس ہے جو انٹرنیٹ کے بغیر چلتا رہتا ہے۔

• انٹرنیٹ کے ساتھ ایک بار کھولیں تاکہ پروڈکٹس اور گاہک ڈاؤن لوڈ ہو جائیں۔
• انٹرنیٹ کے بغیر یہ آف لائن — فروخت اس ڈیوائس پر محفوظ ہو رہی ہے دکھاتا ہے۔ معمول کے مطابق بیچیں: نقد، بینک یا ادھار۔
• انٹرنیٹ واپس آنے پر فروخت خود چلی جاتی ہے (یا ابھی بھیجیں دبائیں)۔ کوئی فروخت دو بار درج نہیں ہوتی۔
• اگر سرور کوئی فروخت قبول نہ کرے (مثلاً گاہک ادھار کی حد سے آگے ہو) تو وہ فہرست میں آ جاتی ہے تاکہ آپ اسے مین پی او ایس پر درج کریں۔

اسٹاک

پروڈکٹس

پروڈکٹس میں ہر وہ چیز ہے جو آپ بیچتے ہیں: آئٹم کوڈ، قسم، کاروباری یونٹس میں اسٹاک (مثلاً 13 ٹن 10 من 20 کلو) اور قیمت فروخت۔

قسم، برانڈ یا کم اسٹاک سے فلٹر کریں۔ ہر قطار کے ⋮ مینو میں اسٹاک درست کریں، منتقلی اور اسٹاک ہسٹری ہیں۔

پروڈکٹ بنانا یا بدلنا

• نام اور اردو میں نام (اردو انوائس پر چھپتا ہے)، قسم، برانڈ، آئٹم کوڈ۔
• قسم: سامان کے لیے اسٹاک؛ کٹائی یا مزدوری جیسی چیزوں کے لیے سروس جن کا اسٹاک نہیں ہوتا۔
• اسٹاک کس یونٹ میں گنا جاتا ہے: سب سے چھوٹا یونٹ جس میں آپ گنتے ہیں، مثلاً سریا کے لیے کلو، سیمنٹ کے لیے بوری، پائپ کے لیے فٹ۔
• کم اسٹاک الرٹ: اسٹاک اس حد تک آئے تو ڈیش بورڈ پر نظر آتا ہے۔
• سیلز ٹیکس % اور فعال۔
• فروخت کے یونٹ اور قیمتیں: ہر اُس یونٹ کی ایک لائن جس میں آپ بیچتے ہیں۔ ہر ایک میں: یونٹ، ایک میں کتنے بنیادی یونٹ (1 من = 40 کلو، 1 ٹن = 1,000 کلو)، قیمت فروخت، قیمت خرید، بارکوڈ، اور کون سا یونٹ پہلے سے چنا ہو۔

بنیادی یونٹ کیوں؟ KeyTup اسٹاک بنیادی یونٹ میں رکھتا ہے اور آپ کے کاروباری یونٹس میں دکھاتا ہے۔ ایک بل پر 2 ٹن اور 5 من بیچیں، اسٹاک ٹھیک 2,200 کلو کم ہو گا۔

ایف بی آر ڈیجیٹل انوائسنگ آن ہو تو پروڈکٹ میں ایچ ایس کوڈ، ایف بی آر یونٹ، فروخت کی قسم اور ایف بی آر ریٹ بھی آتے ہیں۔

اسٹاک درست کرنا اور منتقل کرنا

جب اسٹاک فروخت یا خریداری کے علاوہ بدلے تو اسٹاک درست کریں استعمال کریں:

• اسٹاک آیا: ابتدائی اسٹاک، یا مال ملا۔
• اسٹاک گیا: نقصان، گمشدگی، ذاتی استعمال۔
• اسٹاک گنتی: گنتی کے بعد جو گنا وہ لکھیں؛ KeyTup فرق خود درج کرتا ہے۔

اوسط لاگت درست رکھنے کے لیے فی یونٹ لاگت لکھیں، اور ہمیشہ وجہ لکھیں۔

منتقلی دکان اور گودام کے درمیان اسٹاک منتقل کرتی ہے؛ ہر جگہ کا اسٹاک الگ گنا جاتا ہے۔

ایکسل سے پروڈکٹس امپورٹ کریں

پروڈکٹس کی لمبی فہرست ہے؟ پروڈکٹس پر ایکسل سے امپورٹ دبائیں۔ ٹیمپلیٹ ڈاؤن لوڈ کریں، ایکسل میں بھریں (نام، یونٹ، قیمتیں، ابتدائی اسٹاک)، CSV کے طور پر محفوظ کر کے اپ لوڈ کریں۔

اسٹاک ہسٹری

اسٹاک ہسٹری ہر حرکت دکھاتی ہے: فروخت، خریداری، واپسی، منتقلی، درستگی اور چالان، چلتے بقایا اور کرنے والے کے نام کے ساتھ۔ پروڈکٹ، جگہ، قسم یا تاریخ سے فلٹر کریں۔ یہ مال کہاں گیا؟ کا جواب یہیں ملتا ہے۔

ریٹ لسٹیں

مختلف گاہک، مختلف ریٹ۔ ریٹ لسٹ (ڈیلر، ٹھیکیدار، ہول سیل…) یا تو آپ کی عام قیمتوں پر فیصد ہے (مثلاً 2% کم)، یا منتخب پروڈکٹس کے مقررہ ریٹ، یا دونوں۔

1. نیا ریٹ لسٹ سے لسٹ بنائیں اور اس کا فیصد لکھیں۔
2. منتخب پروڈکٹس کے مقررہ ریٹ کے لیے ریٹس دبائیں۔
3. گاہک کھول کر ریٹ لسٹ چنیں۔ اب پی او ایس اس گاہک کے لیے یہی ریٹ لگاتا ہے۔

آج کی ریٹ لسٹ دن کی قیمتیں پرنٹ کرتی ہے، عام یا کسی ریٹ لسٹ کی، اور واٹس ایپ کے لیے کاپی کریں بٹن سے ریٹ گاہکوں کے گروپس میں بھیجے جا سکتے ہیں۔

خریداری

خریداریاں

خریدا ہوا مال نئی خریداری سے درج کریں۔

1. سپلائر، ان کا بل نمبر، تاریخ، اور وہ دکان یا گودام چنیں جہاں مال آیا۔
2. مقدار، یونٹ اور ریٹ کے ساتھ آئٹم شامل کریں۔
3. باربرداری اور اخراجات (کرایہ، اترائی) اور بل پر رعایت لکھیں۔
4. ابھی ادائیگی لکھیں؛ باقی سپلائر کے کھاتے میں چلی جاتی ہے۔

اصل لاگت (لینڈڈ کاسٹ): KeyTup اخراجات کو آئٹمز پر بانٹ دیتا ہے، اس لیے اسٹاک کی لاگت میں کرایہ شامل ہوتا ہے۔ اگر آپ کا کاروبار رجسٹرڈ ہے (STRN ہے) تو ان پٹ ٹیکس لاگت میں شامل نہیں ہوتا۔

خریداری کے صفحے پر ہر آئٹم کی اصل لاگت، ادائیگیاں اور باقی رقم ہے۔ سپلائر کو ادائیگی بعد کی ادائیگی درج کرتا ہے؛ سپلائر کو واپسی مال واپس بھیجتا ہے۔ خریداری ایڈٹ نہیں ہوتی؛ غلطی ہو تو منسوخ کر کے دوبارہ درج کریں۔

سپلائر کو واپسی

خریداری واپسیاں میں سپلائرز کو واپس کیا گیا مال ہے۔ واپسی کے لیے خریداری کھولیں اور سپلائر کو واپسی چنیں: اسٹاک کم ہوتا ہے اور سپلائر کے کھاتے میں جمع ہوتا ہے، یا وہ رقم واپس کرتے ہیں۔

اخراجات

روز کے خرچے خرچہ درج کریں سے لکھیں: کرایہ، تنخواہیں، بجلی، پٹرول، چائے… قسم، رقم، ادائیگی کا طریقہ اور چاہیں تو کس کو دیا، لکھیں۔ اخراجات نفع و نقصان رپورٹ میں جاتے ہیں۔ ٹیم کا کوئی بھی خرچہ درج کر سکتا ہے؛ تبدیل یا ڈیلیٹ صرف مینیجر اور مالک کر سکتے ہیں۔

گاہک، سپلائر اور رقم

گاہک اور سپلائرز

گاہک اور سپلائرز میں ہر وہ شخص ہے جس سے آپ کا لین دین ہے۔ ٹیبز میں گاہک، سپلائرز یا سب؛ بقایا کالم بتاتا ہے کس کے ذمے کیا ہے۔

اوپر نیا پارٹی بٹن سے کسی کو شامل کریں، یا پوری فہرست ایکسل سے امپورٹ کریں۔

• قسم: گاہک، سپلائر، یا دونوں (جن سے خریدتے بھی ہیں اور انہیں بیچتے بھی ہیں)۔
• نام، فرم، اردو نام، موبائل (واٹس ایپ کے لیے)، شہر، پتہ۔
• ابتدائی بقایا: KeyTup سے پہلے آج تک ان کے ذمے رقم۔ اگر وہ آپ کے مقروض ہیں تو مثبت، اگر آپ ان کے مقروض ہیں تو منفی۔
• ادھار کی حد: زیادہ سے زیادہ ادھار۔ 0 کا مطلب کوئی حد نہیں۔
• ریٹ لسٹ: ان کے خاص ریٹ۔
• ٹیکس انوائس کے لیے شناختی کارڈ، NTN اور STRN۔

کھاتہ

کسی گاہک یا سپلائر پر کھاتہ دبائیں تو پورا حساب سامنے آ جاتا ہے: ابتدائی بقایا، ہر فروخت یا خریداری، ادائیگی، واپسی اور چیک، چلتے بقایا کے ساتھ۔

• بنام (سرخ) آپ کی لینی رقم بڑھاتا ہے: فروخت، ابتدائی بقایا۔
• جمع (سبز) اسے کم کرتا ہے: وصول شدہ رقم، واپسی۔
• اوپر کی لائن صاف بتاتی ہے، مثلاً حاجی رشید کے ذمے Rs 530,800 ہیں۔

رقم وصول کرنا اور ادا کرنا

کھاتے پر: گاہک سے رقم کے لیے رقم وصول کریں؛ سپلائر کو رقم دینے کے لیے ادائیگی کریں۔ نقد، بینک ٹرانسفر، جاز کیش، ایزی پیسہ یا چیک چنیں۔

اسٹیٹمنٹ گاہک کو دینے کے لیے تاریخوں کے درمیان کا کھاتہ پرنٹ کرتی ہے۔ واٹس ایپ یاد دہانی بقایا رقم کے ساتھ مہذب پیغام لیے واٹس ایپ کھولتی ہے۔

ادائیگیاں اور چیک

ادائیگیاں اور چیک میں ہر آنے اور جانے والی ادائیگی ہے۔ زیر التوا چیک ٹیب میں آگے کی تاریخ والے چیک ہیں۔

چیک کیسے کام کرتے ہیں: چیک ملتے ہی درج ہو جاتا ہے، لیکن کھاتے میں تب جاتا ہے جب آپ کلیئر درج کریں دبائیں۔ باؤنس ہو جائے تو باؤنس درج کریں دبائیں؛ کھاتہ نہیں بدلتا اور آپ پیچھا کر سکتے ہیں۔ قریب آتے چیک ڈیش بورڈ پر بھی نظر آتے ہیں۔

ادائیگی کی یاد دہانیاں

ادائیگی کی یاد دہانیاں میں وہ گاہک ہیں جن کے ذمے رقم ہے، کتنے دن سے ہے، اور آخری بار کب یاد دلایا گیا۔ جن کا یاد دہانی کا وقت آ گیا ہے وہ پہلے نظر آتے ہیں (پہلے سے: 15 دن سے بل باقی اور کم از کم Rs 1,000؛ کاروبار کی ترتیبات میں بدلیں)۔

واٹس ایپ پر یاد دہانی دبائیں تو تیار پیغام آپ کے فون پر کھل جاتا ہے۔ بزنس پلان پر خودکار یاد دہانیاں آن کی جا سکتی ہیں جو KeyTup روزانہ 11 بجے واٹس ایپ بزنس API سے خود بھیجتا ہے (دیکھیں واٹس ایپ)۔

رپورٹس

رپورٹس مالک اور مینیجر کے لیے ہیں۔ ہر رپورٹ کے اوپر تاریخیں چنیں۔

روزنامچہ

ایک دن میں آنے اور جانے والا ہر روپیہ: نقد فروخت، وصول اور ادا شدہ رقم، اخراجات، طریقے کے ساتھ، اور آخر میں ہاتھ میں نقد۔ پچھلا دن اور اگلا دن سے دنوں میں آگے پیچھے جائیں، اور رات کو اسی سے کیش ملائیں۔ ادھار فروخت نقد نہیں، اس لیے اس میں نہیں آتی؛ چیک اُس دن آتے ہیں جس دن کلیئر ہوں۔

نفع و نقصان

کسی بھی مدت کے لیے: فروخت (ٹیکس اور اخراجات کے بغیر)، منفی واپسیاں، جمع انوائس پر وصول اخراجات (لوڈنگ، کٹائی، کرایہ)، منفی فروخت شدہ مال کی لاگت = مجموعی منافع؛ پھر قسم وار اخراجات = خالص منافع۔ وصول شدہ سیلز ٹیکس الگ دکھایا جاتا ہے کیونکہ وہ ایف بی آر کا ہے، آمدن نہیں۔

لینے اور دینے والی رقم

کس کے ذمے آپ کی رقم ہے اور آپ کس کے مقروض ہیں، مدت کے حساب سے: 0–30، 31–60، 61–90 اور 90 دن سے زیادہ۔ فون کرنے کا آغاز آخری کالموں سے کریں۔

اسٹاک کی مالیت

ہر پروڈکٹ کا اسٹاک اور اوسط لاگت پر اس کی مالیت، تمام جگہوں کی یا ایک جگہ کی۔

پروڈکٹ وار فروخت

ہر پروڈکٹ کی فروخت شدہ مقدار، آمدن، لاگت، منافع اور مارجن۔ پتہ چلتا ہے اصل کمائی کس چیز سے ہے۔

سیٹ اپ

کاروبار کی ترتیبات

مالک مینو کے اوپر کاروبار کے نام سے کاروبار کی ترتیبات کھولتے ہیں۔

• کاروبار: نام، فون، ای میل، شہر، پتہ اور لوگو۔ یہ ہر انوائس پر چھپتے ہیں۔
• ٹیکس: NTN، STRN، طے شدہ سیلز ٹیکس %، اور کیا قیمت فروخت میں ٹیکس شامل ہے (آن: ٹیکس قیمت کے اندر سے نکالا جاتا ہے؛ آف: اوپر سے لگتا ہے)۔
• فروخت: موجود اسٹاک سے زیادہ فروخت کی اجازت، جب مال خریداری درج ہونے سے پہلے مل سے سیدھا جائے۔
• انوائسز: انوائس کی زبان (انگریزی یا اردو) اور فوٹر کی لائن (شرائط، بینک تفصیل)۔
• ایف بی آر ڈیجیٹل انوائسنگ اور واٹس ایپ ادائیگی یاد دہانیاں: دیکھیں ایف بی آر اور واٹس ایپ۔

دکانیں اور گودام

ہر وہ جگہ شامل کریں جہاں اسٹاک رکھتے ہیں: دکان اور گودام۔ ایک جگہ پی او ایس کے لیے پہلے سے چنی ہوتی ہے۔ ہر جگہ کا اسٹاک الگ رہتا ہے، اور پی او ایس اور خریداری پر جگہ چنی جاتی ہے۔ آپ کا پلان طے کرتا ہے کتنی جگہیں ہو سکتی ہیں۔

یونٹس

جن یونٹس میں آپ کاروبار کرتے ہیں، اردو ناموں کے ساتھ، اور کیا ان میں کسر چلتی ہے (مثلاً 2.5 کلو ہاں، 2.5 بوری نہیں)۔

اقسام اور برانڈز

پی او ایس کے بٹنوں، فلٹرز اور رپورٹس کے لیے پروڈکٹس کو گروپ کریں۔

انوائس اخراجات

پی او ایس کے فوری اخراجات کے بٹن: لوڈنگ، کٹائی، موڑائی، کرایہ اور اپنے، اردو نام اور چاہیں تو طے شدہ رقم کے ساتھ۔

اخراجات کی اقسام

اخراجات کے اپنے عنوان (کرایہ، تنخواہیں، بجلی، پٹرول…)، جو نفع و نقصان رپورٹ میں استعمال ہوتے ہیں۔

ٹیم

مالک ٹیم ممبر شامل کریں سے لوگ شامل کرتے ہیں: نام، ای میل، موبائل، عہدہ، اور اگر ان کا KeyTup لاگ ان نہیں تو پاس ورڈ۔ عہدہ تبدیل کریں یا ہٹائیں کسی بھی وقت۔ آپ کا پلان طے کرتا ہے کتنے لوگ شامل ہو سکتے ہیں۔

پلان اور بلنگ

پلان اور بلنگ میں آپ کا پلان، ٹرائل یا ادا شدہ مدت کب ختم ہو گی، کہاں ادائیگی کریں، اور پچھلی ادائیگیاں ہیں۔

ادائیگی کا طریقہ:

1. پلان اور 1 مہینہ یا 1 سال (2 مہینے مفت) چنیں۔ رقم سامنے آ جاتی ہے۔
2. کہاں ادائیگی کریں میں دیے گئے کسی اکاؤنٹ (جاز کیش، ایزی پیسہ یا بینک) میں رقم بھیجیں۔
3. ادائیگی بذریعہ، ٹرانزیکشن آئی ڈی اور اسکرین شاٹ لکھ کر تصدیق کے لیے بھیجیں دبائیں۔
4. KeyTup اس کی تصدیق کرتا ہے، عموماً چند گھنٹوں میں، اور آپ کی ادا شدہ مدت شروع ہو جاتی ہے۔ پہلے ادائیگی کریں تو نئی مدت موجودہ مدت کے بعد جڑتی ہے، کچھ ضائع نہیں ہوتا۔

مدت ختم ہو جائے تو چند رعایتی دن ملتے ہیں؛ اس کے بعد ادائیگی کی تصدیق تک KeyTup پلان اور بلنگ کھولتا ہے۔ آپ کا ڈیٹا کبھی ڈیلیٹ نہیں ہوتا۔

ایف بی آر ڈیجیٹل انوائسنگ

ایف بی آر کی ڈیجیٹل انوائسنگ (PRAL) میں رجسٹرڈ کاروبار کے لیے۔ بزنس اور انٹرپرائز پلان پر دستیاب۔

1. کاروبار کی ترتیبات میں اپنا NTN اور STRN بھریں۔
2. ایف بی آر ڈیجیٹل انوائسنگ میں فروخت ایف بی آر کو بھیجیں آن کریں، سینڈ باکس (ٹیسٹنگ) یا پروڈکشن چنیں، اپنا صوبہ چنیں، اور PRAL کا دیا ہوا سیکیورٹی ٹوکن پیسٹ کریں۔
3. ایف بی آر رابطہ چیک کریں دبائیں۔
4. ہر پروڈکٹ پر ایچ ایس کوڈ، ایف بی آر یونٹ اور فروخت کی قسم بھریں۔

اس کے بعد ہر فروخت محفوظ ہوتے ہی ایف بی آر کو چلی جاتی ہے۔ ایف بی آر انوائس نمبر اور ضروری QR کوڈ رسید اور انوائس پر چھپتے ہیں۔ اگر ایف بی آر بند ہو تو KeyTup ہر 15 منٹ بعد دوبارہ کوشش کرتا ہے؛ آپ فروخت پر ایف بی آر کو بھیجیں بھی دبا سکتے ہیں۔

پہلے سینڈ باکس سے شروع کریں اور چند ٹیسٹ فروخت کریں، پھر پروڈکشن پر جائیں۔

واٹس ایپ

KeyTup واٹس ایپ دو طرح استعمال کرتا ہے:

• لنکس (ہر پلان پر): واٹس ایپ پر بھیجیں اور واٹس ایپ پر یاد دہانی جیسے بٹن آپ کے فون یا کمپیوٹر پر تیار پیغام کے ساتھ واٹس ایپ کھولتے ہیں؛ آپ بھیج دیتے ہیں۔ انوائس، کوٹیشن اور چالان محفوظ لنک کے طور پر جاتے ہیں جو گاہک بغیر لاگ ان کھولتا ہے۔
• خودکار یاد دہانیاں (بزنس پلان): کاروبار کی ترتیبات میں واٹس ایپ بزنس کلاؤڈ API چنیں اور فون نمبر آئی ڈی، ایکسیس ٹوکن اور منظور شدہ پیغام کا ٹیمپلیٹ لکھیں۔ پھر KeyTup آپ کے اصولوں کے مطابق (کتنے دن بعد، کتنی بار، کم از کم رقم) روزانہ خود یاد دہانیاں بھیجتا ہے۔

واٹس ایپ کے لیے گاہک کا موبائل نمبر اس کے ریکارڈ میں ہونا ضروری ہے۔

عام سوالات

کیا KeyTup فون پر چل سکتا ہے؟ جی ہاں۔ KeyTup فون، ٹیبلٹ اور کمپیوٹر کے براؤزر میں چلتا ہے؛ کچھ انسٹال نہیں کرنا۔

انٹرنیٹ چلا جائے تو کیا ہو گا؟ آف لائن کاؤنٹر استعمال کریں۔ فروخت ڈیوائس پر محفوظ رہتی ہے اور انٹرنیٹ آنے پر چلی جاتی ہے۔

کیا فروخت درست کی جا سکتی ہے؟ فروخت ایڈٹ نہیں ہوتی، تاکہ کوئی چپکے سے بل نہ بدل سکے۔ مال واپس لیں یا فروخت منسوخ کریں (مینیجر اور مالک)، پھر نئی فروخت بنائیں۔

پرانا کھاتہ کیسے لائیں؟ ہر گاہک کو اس کے ابتدائی بقایا کے ساتھ شامل کریں، یا سب کو ایکسل سے امپورٹ کریں۔ اسٹاک کے لیے بھی یہی: پروڈکٹس پر ابتدائی اسٹاک یا ایکسل امپورٹ۔

کیا کیشیئر منافع دیکھ سکتا ہے؟ نہیں۔ رپورٹس، خریداری اور لاگت صرف مینیجر اور مالک کے لیے ہیں۔

کیا میرا ڈیٹا محفوظ ہے؟ ہر کاروبار بالکل الگ ہے، اور پلان ختم ہونے پر بھی کچھ ڈیلیٹ نہیں ہوتا۔ آپ کا ڈیٹا آپ ہی کا ہے۔